Меню

Настройка телефонов в офисах



Как организовать связь в офисе: выбираем, подключаем, настраиваем

Организовать связь в офисе можно посредством аналоговой и IP-телефонии. Аналоговая телефонная связь дешевле в плане оборудования, но дороже по тарифам, особенно если вы часто звоните в регионы или в другие страны. IP-телефония не требует сверления стен и прокладки проводов и снижает расходы на междугородние и международные звонки, дает возможность подключить горячую линию, статистику, запись звонков, переадресацию. Разберемся, как организовать телефонную связь в офисе, чтобы было удобно и выгодно.

Как организовать телефонию в офисе: три схемы

Для подключения телефонии есть три схемы.

Классическая аналоговая схема – это когда у каждого абонента есть индивидуальный номер.

Для кого подойдет : для компаний, которым хватает 1–2 линий, для малого бизнеса, мелких магазинов и офисов, где мало входящих и исходящих звонков.

Многоканальная аналоговая мини-АТС – она распределит линии на внутренние номера абонентов. Одним номером здесь будут пользоваться много сотрудников, а количество одновременных входящих/исходящих вызовов будет не больше, чем установлено линий.

Для кого подойдет: для компаний, где в приоритете внутрикорпоративные разговоры, не нужны дополнительные функции и нет большого числа звонков от контрагентов, клиентов. Она привязана к локации, поэтому при переезде придется менять номера.

IP-телефония – это схема телефонии в офисе, при которой установлена IP-АТС и все звонки идут через интернет. В этой схеме номера могут быть многоканальные, при этом допускается большое количество внешних и внутренних линий.

Для кого подойдет: для крупных компаний и call-центров, где много входящих и исходящих звонков, в том числе из других стран и регионов, а также внутрикорпоративных звонков. С ее помощью можно реализовать внутриофисную беспроводную связь и call center, легко менять настройки, включать дополнительные функции. Она не привязана к геолокации, поэтому можно переезжать, не меняя номеров.

Важно: если у вас есть аналоговая мини-АТС и вы хотите перейти на виртуальную IP-телефонию, то ничего менять не придется – виртуальная АТС подключается к уже существующей офисной АТС. Номера те же, но расширяется функционал и число линий.

Рассмотрим пример. На схеме IP-телефонии выше связан главный офис и филиал. Филиал может находиться где угодно – в регионах, в другой стране. Внутри сети сотрудники звонят друг другу по внутренним добавочным номерам (510, 610 и т. д.), а для выхода в общую сеть набирают префикс и номер. Кстати, на внешнюю линию можно подключить бесплатные номера 8-800 и 8-804. На картинке мы объединили обычный шлюз и GSM, но в реальности они чаще отдельные. Сервер IP-телефонии может быть как настоящий Rack-mount сервер (как на схеме), так и обычный компьютер с программой. Или его вовсе может не быть, если вы на виртуальной АТС.

Первый шаг к организации связи: составляем техзадание

Запишите на листе или в электронном файле в любом удобном формате следующую информацию:

  • Количество и виды аппаратов, которые вы будете подключать. У вас есть городские телефоны и вы хотите подключить их? Или же вы будете принимать звонки с мобильных, компьютеров, планшетов? Или планируете приобрести IP-телефоны? Укажите эту информацию и количество техники. Например, «В нашей системе будут 2 аналоговых телефона, 4 мобильных, 6 компьютеров, и мы готовы приобрести дополнительно IP-телефоны при расширении штата».
  • Количество внешних и внутренних линий. Внешние – это номера, полученные у провайдера для звонков клиентам, контрагентам, партнерам, а внутренние – это добавочные номера для звонков сотрудников друг другу. От количества номеров, которые вам нужно подключить, зависит выбор VoIP-шлюза – смотрите, сколько там портов для внешних и внутренних линий.
  • Нужна ли вам мини-АТС или вы будете подключаться к виртуальной АТС? Своя АТС подходит, если вы готовы самостоятельно администрировать сеть. В виртуальной АТС за всю отладку отвечает провайдер.
  • Бюджет . Исходя из него выбирают провайдера и тарифы.
  • Цели и планы по телефонии . Если планируется расширение и требуется гибкость настроек, то лучше отдавать предпочтение цифровой IP-телефонии, а не аналоговой. Аналоговую тоже можно перенастраивать, но это дороже, дольше и хлопотнее.

С этим техзаданием обратитесь к провайдеру – поставщику IP-телефонии или к своему IT-администратору, если вы хотите свою АТС в офисе.

Внутренняя связь в офисе своими руками: этапы подключения

Предположим, у вас два офиса – центральный и филиал. Составляем техзадание:

  • В центральном офисе 8 пользователей – 2 будут на IP-телефонах и 6 на аналоговых. Плюс 3 удаленных сотрудника на мобильных. Работает аналоговая линия, доступ в интернет, и нужно настроить также связь с регионами через IP-телефонию, чтобы сэкономить на тарифах.
  • В филиале 6 пользователей – все на обычных городских телефонах, плюс нужна связь с регионами.

Как сделать телефонную сеть в офисе? Во-первых, подать заявку провайдеру IP-телефонии и выбрать тарификацию. Во-вторых, подготовить оборудование:

  • Если вы хотите администрировать сеть самостоятельно, то понадобится IP-АТС с поддержкой SIP. Если вы подключаетесь к виртуальной АТС, то нужно просто обратиться к провайдеру, он вас подключит («железо» вам в таком случае покупать не нужно).
  • IP-телефоны – желательно с поддержкой PoE, чтобы не подключать к розетке. IP-телефон подключается к роутеру через кабель или через Wi-Fi (беспроводное подключение). Популярные и удобные модели IP-телефонов есть у Panasonic, Yealink, Grandstream. Мы рекомендуем использовать технику с поддержкой PoE, чтобы подключить технику к блоку бесперебойного питания.
  • Аналоговые городские телефоны «превращают» в IP, купив и подключив VoIP-шлюзы . Если у вас кроме городских будут еще и мобильные телефоны , то для них нужен VoIP GSM-шлюз .
  • Если вы хотите звонить с мобильного, планшета или компьютера, то вам нужна программа софтфон . Мы рекомендуем такие софтфоны, как X-Lite, Zoiper, 3CX Phone.
  • Также понадобятся кабели, розетки RJ-45, свичи + розетки или свичи с PoE (те, что работают без электричества).
  • Роутер и хороший интернет с устойчивым сигналом от 512 Кбит/с . От этого зависит качество связи и чистота звука.

Вместо VoIP-шлюза можно взять VoIP-адаптер. Разница в том, что через шлюз можно подключиться не только к телефону, но и к телефонной сети. А адаптер подключает только телефоны.

Третий этап – это настройка и подключение:

  • В каждом офисе устанавливают IP-АТС.
  • Аналоговые телефоны с помощью кабелей RJ подключают в FXS-порт шлюза.
  • Теперь нужно настроить шлюз в АТС. Для этого его подключают к ноутбуку, на нем настраивают SIP-аккаунты и маршрутизацию. Сетевой интерфейс перезапускают.
  • VoIP-шлюз через Ethernet-порт подключают в порт FXO к АТС и включают в розетку. На DHCP-сервере нужно посмотреть его IP-адрес и через веб-интерфейс во встроенном SIP-прокси настроить внутренние номера в каждом офисе. Это будет соответственно 8 и 6 аккаунтов с короткими номерами: например, для головного офиса – номера с 600 по 607, для филиала – номера с 500 по 506. Все сотрудники смогут созваниваться по коротким добавочным номерам.
  • Таким же образом нужно подключить мобильные телефоны удаленных сотрудников к VoIP GSM-шлюзу. Аналогично настраиваются для них короткие номера с 608 по 610.
  • Теперь в АТС регистрируете IP-телефоны.
  • Проводите SIP-регистрацию АТС у провайдера вашей IP-телефонии.
  • Настраиваете маршрутизацию на АТС. Например, нам нужен выход в городскую сеть – для этого задайте префикс для выхода (обычно через девятку). Для звонков на межгород настраивается выход и через IP-телефонию, и через аналоговую общую сеть, чтобы в случае отключения интернета не остаться без связи. В настройках указываем, что звонки по коротким номерам проводятся через IP-телефонию.
Читайте также:  Samsung i8160 как сбросить настройки

Если вы подключаетесь к виртуальной АТС, то сервер вам не нужен, только роутер и шлюз. Все настройки будут проводиться в личном кабинете на компьютере, для этого не нужно привлекать сисадмина и владеть навыками программирования. А в случае проблем вам поможет служба поддержки вашего провайдера.

Источник

Как устроена телефония в офисе

Многие говорят о том, что им нужна интеграция телефонии и CRM, но мало кто знает, как это работает. Рассказываем про телефонию.

Обычно принято разделять телефонную связь на две составляющие — внутреннюю и внешнюю. Внутренняя отвечает за связь внутри компании, а внешняя — за общение с внешним миром. Для начала разберёмся с тем, какая бывает внешняя телефонная связь.

Подключение телефонной линии

Один прямой городской номер. Тут всё просто — провайдер телефонии заводит в офис кабель, настраивает входящие и исходящие звонки, и можно пользоваться. Работает только одна линия — если во время набора номера или разговора вам кто-нибудь попробует дозвониться, то у него ничего не получится.

В обратную сторону работает так же: если вы уже разговариваете, то второй сотрудник не сможет по этому же телефону позвонить второму клиенту.

Один мобильный номер . То же самое, что и в прямом городском, только вы не привязаны к офису. Можно взять трубку с собой и уехать в город — при этом вы будете продолжать принимать звонки от клиентов.

Вторая особенность — стабильность связи. Не всегда мобильная связь именно в вашем офисе будет ловить отлично. Может оказаться так, что уверенный приём в офисе доступен только у одного оператора, или здание построено так, что вообще с любой мобильной связью там плохо.

Несколько одноканальных номеров . Здесь появляется некоторая свобода — можно один номер отдать бухгалтерии, а другой показывать в рекламе. При этом звонки бухгалтеров не будут мешать общению с клиентами и наоборот.

Но правило «одна линия — один разговор» сохраняется. Если нужно параллельно принимать много звонков, делается несколько номеров, чтобы каждый мог общаться по своей линии. Здесь уже неважно, мобильная это связь или городская.

Многоканальная линия. Самый подходящий вариант для организации рабочих звонков. Работает это так: подключается один номер (или несколько — это уже по желанию), но одновременно по этому номеру могут разговаривать несколько человек, не мешая друг другу. Правило такое: сколько каналов, столько и параллельных разговоров. По стоимости этот вариант обычно дешевле, чем покупка множества однолинейных номеров.

При многоканальном подключении вам по одному и тому же номеру могут дозваниваться несколько клиентов, не мешая друг другу. Но если звонящих больше, чем доступных линий, то абонент услышит сигнал «Занято». В этих случаях делают так: оставляют одну общую линию для ожидания, настраивают режим удержания и включают фоновую музыку. Чтобы так сделать, нужна внутренняя АТС.

Есть ещё IP-телефония — это когда трубка подключается не к телефонной линии, а к компьютерной сети с выходом в интернет. В зависимости от тарифа и настроек может иметь один или несколько каналов.

Внутренняя телефония и АТС

В зависимости от размера компании и количества сотрудников, используют разные схемы организации связи. Поговорим о них в порядке увеличения сложности.

Одна линия = одна трубка . Самый простой и самый дешёвый способ. Вы просто доводите телефонную линию до нужного стола, подключаете трубку и готово. Здесь нет связи между сотрудниками, переводом звонков и удержанием разговора. У вас просто лежит на столе телефон, который может принимать и совершать звонки.

В маленьких компаниях это самый популярный способ — все сидят в одном кабинете (или соседних) и до всех легко дотянуться голосом. Если кому нужно позвонить — он берёт трубку со станции, садится за свой стол и звонит. Всё просто и понятно.

Читайте также:  Как сбросить настройки на самсунге s5830i

Виртуальная АТС . Если у вас IP-телефония, то можно сделать так, чтобы звонки с одной линии поступали к менеджерам одновременно — кто первый успел поднять трубку, тот и получил этого клиента. Или чтобы звонки проходили по очереди: сначала одному, следующий — второму и так далее.

Здесь уже появляется свобода настроек — вы можете проектировать любой удобный для вас сценарий приёма и распределения звонков. Удержание на линии и перенаправление к другому менеджеру тоже есть.

Внутренняя АТС . Это уже полноценная телефонная станция внутри компании. Её обычно ставят, когда телефон нужен на столе у каждого сотрудника, чтобы можно было позвонить из отдела в отдел, переадресовать звонок клиента из офиса в бухгалтерию или организовать созвон на четверых.

Основная проблема с такими АТС в том, что их сложно настраивать. Если вам нужен стандартный функционал, который описан в официальной инструкции, то всё просто. Но если вы хотите, чтобы отдел продаж мог только звонить, а все входящие звонки переводились в отдел по работе с обращениями, и при этом служба техподдержки вообще не отвечала на звонки, пока их к ним не переведут — тогда нужна тонкая настройка.

Если вы хотите подробнее ознакомиться с телефонией в практическом плане и понять, насколько она может быть полезна конкретно вам, то компания 1C разработала Софтфон. Софтфон — телефония для вашего бизнеса, которую можно установить совершенно бесплатно. Также она легко интегрируется в CRM систему от 1C.

Ознакомиться с продуктом и скачать его бесплатно можно по ссылке: https://telefon.1crm.ru/

При чём тут CRM

Всё просто. Основа продуктивного использования любой CRM-системы в том, чтобы записывать все контакты с клиентов, в том числе и телефонные звонки. Можно заносить информацию о дате, времени, имени клиента и его проблеме в CRM вручную, а можно подружить между собой CRM и телефонию, чтобы за вас всё делали компьютеры. О том, как это сделать — в следующей статье.

Источник

IP-телефония в офис: способы организации, оборудование, настройка

Организовать IP-телефонию в офисе можно несколькими вариантами. Это будет напрямую зависеть от масштабов компании, а также от потребностей предприятия и желаний заказчика. Каждый из вариантов обладает различным функционалом и имеет как свои достоинства, так и недостатки. В данной статье рассмотрим возможные схемы приема и совершения звонков посредством IP-телефонии, и что нужно сделать для ее организации в офисе.

Типы IP-телефонии

На сегодняшний день голосовая связь для бизнеса в IP-сетях может осуществляться по нескольким сценариям: «компьютер-компьютер», «компьютер-телефон», «компьютер-смартфон», «телефон-телефон», «телефон-смартфон», «смартфон-смартфон». Некоторые из них по своему принципу особо не отличаются. Это, например, «компьютер-компьютер», «компьютер-смартфон» и «смартфон-смартфон», поскольку в первом и втором варианте процесс приема и передачи голоса осуществляется посредством софтфонов. Рассмотрим 3 основных сценария осуществления звонков с помощью IP-телефонии.

«Компьютер-компьютер»

Для организации связи по такой схеме между двумя и более компьютерами (ПК или ноутбуки), понадобятся выход в Интернет или в другую IP-сеть, наушники и микрофон, а также специальная программа — софтфон (X-Lite, Zoiper, Linphone, Bria, SJphone и т.д.), благодаря которой, в сети между несколькими абонентами передается и принимается голос, видео. Такие программы, с помощью специальных протоколов, обрабатывают и передают данные на SIP-сервер, а сервер на софтфон, установленный на другом компьютере. На сегодня при передаче голоса в IP-сетях используются такие протоколы: SIP, H.323, SCCP, H.248, IAX2, RTP, SRTP и другие. Преимуществом связи по такой схеме являются бесплатные звонки внутри IP-сети. Данный сценарий аналогичен «компьютер-смартфон» и «смартфон-смартфон», а также звонкам между SIP-телефонами. Для приема и передачи голосовых данных на смартфон или планшет тоже устанавливается софтфон. Само собой гарнитура в таком случае может не понадобиться.

Основное отличие варианта «компьютер-компьютер» от «компьютер-телефон» и «телефон-телефон» в том, что голосовые данные передаются в IP-сети, не выходя из нее, то есть без выхода в телефонную сеть общего пользования (ТСОП).

«Компьютер-телефон»

Соединение между компьютером и телефоном сети общего пользования очень распространено, поскольку в достаточной мере соответствует нашему стилю жизни: покупки товаров и услуг посредством Интернет.

При таком варианте звонок с компьютера приходит на SIP-сервер провайдера IP-телефонии, который определяет, что вызываемый номер принадлежит телефонной сети общего пользования. Затем через встроенный шлюз SIP-сервер перенаправляет вызов на сеть телефонного оператора, который его маршрутизирует: переводит либо на своего абонента, либо на другого оператора местной, междугородней или международной связи. Звонок с телефона на компьютер происходит в обратном порядке.

Шлюз, который обеспечивает взаимодействие ТСОП и IP-сетей при таком сценарии звонков, может быть как отдельное устройство, так и интегрированным в оборудование сетей IP или общего пользования.

«Телефон-телефон»

Эта схема звонков между двумя аналоговыми телефонами типична как для частных IP-сетей, так и для звонков между абонентами фиксированной связи.

В первом варианте телефоны находятся в одной IP-сети. Для установления сеансов связи они подключаются напрямую к офисной АТС или к VoIP-шлюзам, а последние к IP АТС, где и происходит коммутация звонков.

Во втором случае сценария «телефон-телефон» виртуальная телефония дает абонентам фиксированной связи альтернативу междугородних и международных звонков. С обычного телефона абонент дозванивается на интегрированный шлюз провайдера IP-телефонии (облачная АТС). Происходит аутентификация, и провайдер в свою очередь через Интернет или выделенные линии обеспечивает установление контакта с телефоном вызываемого абонента другой ТСОП.

Читайте также:  Как поменять настройки камеры на андроид

Варианты организации IP-телефонии

Рассмотренные варианты совершения и приема звонков возможны как в случае с офисными, так и с виртуальными АТС.

На базе офисной АТС

Установка IP-телефонии на базе офисной АТС потребует немало оборудования и материалов. В качестве АТС в офисе может быть использована аналоговая, цифровая, гибридная АТС, а также сервер АТС, которым может выступать обычный ПК или ноутбук. При использовании любого типа офисной АТС требуется взаимодействие с Интернет и ТСОП, что обеспечивают провайдеры IP телефонии или виртуальных АТС.

Аналоговые АТС отличаются от других наименьшей ценой порта. В цифровых станциях аналоговый голосовой сигнал преобразуется в электрический цифровой, который после коммутируется. В гибридных АТС сигнал не оцифровывается, а коммутируется в обычный аналоговый тональный сигнал. Кроме того программное обеспечение гибридных АТС такое же, как и в цифровых. К гибридным АТС можно подключать как аналоговые, так и системные телефоны.

Для подключения офисной (аналоговой, гибридной или цифровой) АТС к IP-телефонии потребуются свободные порты FXO, скоростное интернет-подключение, VoIP шлюз с FXS портом, поддерживающий SIP-протокол. Настроенные линии FXS подключают к свободным FXO портам офисной АТС. После производятся настройки маршрутизации одних звонков на городскую АТС, других — через VoIP шлюз в IP-сеть.

Для работы АТС на сервере, которой располагается на компьютере, понадобится программное обеспечение. В настоящее время имеется много готовых решений для телефонии, как платных, так и бесплатных. Наиболее популярными программными платформами являются Asterisk, Yate, SipXecs, FreeSWITCH. При развертывании IP-телефонии на базе программной офисной АТС следует также понимать, что для настройки, обслуживания и поддержки сервера потребуются время, большие знания или же наличие в штате высококвалифицированного технического персонала. Это касается также подключения многоканальных номеров, переадресации и даже доступа к статистике телефонных разговоров.

Организовав IP-телефонию на базе офисной АТС, можно использовать в работе как обычные городские номера, так и сотовые, и SIP-номера. Такая организация позволяет с легкостью взаимодействовать с сотовой, фиксированной, спутниковой, IP и DECT сетью.

При настройке офисной АТС каждому телефону присваивают номер, который впоследствии связывают с городским, что позволяет без проблем переадресовывать звонки с городских номеров на внутренние без дополнительного перезвона. Для взаимодействия с сотовыми сетями офисные АТС оснащаются GSM-шлюзами. В них устанавливаются SIM-карты.

IP-телефония на базе виртуальной АТС

Для организации виртуальной IP-телефонии в офисе на базе виртуальной АТС не потребуется такого количества оборудования и затрат времени, как в предыдущем варианте, так как ее сервер находится в «облаке» на стороне провайдера. Достаточно будет лишь SIP-телефонов, аналоговых телефонов с SIP-адаптерами, VoIP-шлюзами или софтфонов.

При таком решении все входящие звонки IP-сети или ТСОП поступают на облачный сервер. А уже оттуда через Интернет переадресовываются на SIP-телефоны, софтфоны, мобильные или телефоны фиксированной связи. Подключиться к облачному серверу можно также с помощью планшетов или смартфонов, используя при этом 3G или 4G технологии.

Некоторые провайдеры облачных АТС предоставляют открытый API интерфейс, с помощью которого можно интегрировать CRM-системы и другие собственные или сторонние приложения.

Организовав IP-телефонию на базе виртуальной АТС, можно без лишних забот получить в пользование многоканальные номера, номера в формате 8800, прямые городские номера, а также короткие и красивые номера, которые очень легко запоминаются.

Доступ к виртуальной АТС предоставляют провайдеры, отличающиеся между собой набором предоставляемых услуг и, соответственно, ценой. Поэтому при выборе провайдера следует отталкиваться от желаемого набора функций, постепенно отсеивая тех поставщиков, которые не соответствуют требованиям.

Одно из главных преимуществ в том, что настройку и обслуживание ВАТС полностью обеспечивает провайдер, поэтому не придется содержать в штате грамотного специалиста для ее обслуживания. При этом, многие возможности IP-телефонии уже внедрены провайдером, и для получения необходимой услуги достаточно будет просто заказать ее.

Какой способ лучше

На каком варианте организации IP-телефонии остановиться зависит напрямую от масштабов предприятия, сферы его деятельности, поставленных целей и задач. При целесообразности использования компанией мощного дорогостоящего оборудования для внедрения офисной АТС, особенно это касается крупных предприятий, преимуществом будет самостоятельный контроль телефонной сети компании. Это позволит не зависеть от неполадок на стороне поставщика услуг. Однако при любой поломке необходимо будет привлекать специалистов, либо же держать на этот случай квалифицированного работника в штате. Такую АТС можно доработать под нужды конкретного бизнеса и не ограничиваться при этом стандартными функциями. Еще одним плюсом офисной программной АТС является то, что запись всех разговоров, статистические и аналитические данные находятся непосредственно в компании и недоступны больше никому. Такой вариант подойдет для больших и средних предприятий с развитой сетевой инфраструктурой и значительным бюджетом.

К недостаткам данного варианта можно отнести высокую стоимость оборудования и материалов, сложность настройки, привязку к физическому адресу и временные затраты на техническое обслуживание.

Облачная АТС предлагает своим пользователям легкое и простое решение для бизнеса без значительных затрат на оборудование, настройку и техническую поддержку продукта. Посредством виртуальной АТС можно объединить офисы, которые находятся не только в разных городах, но и в других странах.

Лишь в некоторых случаях к недостаткам можно отнести ограниченный набор доступных функций. Само собой решение на базе виртуальной АТС требует наличия стабильного и качественного интернет-соединения, без которого телефония попросту не будет работать. Как говорилось выше, свободно внедрять собственные приложения, функции, расширения для телефонии, возможно, поскольку некоторые провайдеры, такие как 1ATS предоставляют открытый интерфейс API.

Источник

Adblock
detector